社内定例って何してる？

2024年が始まりましたね。
年始から多くの出来事が起こり心を痛めております。
RRJでは自分たちができることが何なのかを考え、行動してまいります。
被害にあわれた方々が1日でも早く笑顔あふれる日常に戻れますように。

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2024年もRRJはみなさまに満足いただけるよう邁進していく所存です。
さて、そこで今回はRRJで行われている『社内定例会議』（以降『定例』）についてお話ししたいと思います。
RRJではユニットが3つに分かれています。
それぞれの担当案件をつつがなく進めるために、ユニットごとに特色ある『定例』が行われています。
どんな定例が行われているのでしょうか？各ユニットに教えてもらいました！

1stユニット

ユニットの仕事内容

ユニット内でグラフィックデザインやWebデザインなどWebプロモーションや広報を担当するチームと、動画制作・番組配信を行う動画プロモーションチーム、IPコンテンツ管理/監修を行うチームに分かれています。

定例について

チームに分かれての開催にはなりますが、週1回、その週のお打ち合わせ・公開対応などのスケジュールや担当案件の進捗状況をそれぞれメンバーにご自身で報告いただいています。
報告や全体共有が終わった後は雑談タイム！一人1つ近況やトピックを共有をしてもらい、そこから話を広げていくスタイルで雑談をします。
前半はみんな真剣に聞いていますが、雑談タイムになると表情柔らかに楽しんでいます。
メリハリをつけて取り組んでいる感じですね。

1stUnitにおいて定例とは

RRJではハイブリッド勤務のため、毎日全員が顔を合わせている訳ではありません。
また、メンバーがそれぞれ別の案件に携わっていることも多いので、互いの稼働が見えづらくなりがち。しかし、定例を行うことでメンバーの状況を把握することができています。
また、スケジュールの見通しをなるべく早めに共有することで、メンバー同士が臨機応変に助け合える環境を作るのも定例の目的となっています。
また、担当案件での気付きなどを共有して個人の技術向上に役立てたり、雑談タイムではざっくばらんに会話しコミュニケーションをとったりと1stUnitのチームにおいて定例の時間はたくさんのものを得られる有意義な時間となっています。

（おまけ）雑談ではどんな話をしますか？

■デザインチーム
雑談は最近あった出来事だったり、好きなものについての話だったり多様な話題で盛り上がります。ちょっと前に社長が参加された際には、ミスドで何が好きかで大いに盛り上がりました。（笑）

■動画プロモチーム
話題の映画・ドラマや動画配信サービスの話など目新しいトピックが多いです。各々好きなジャンルが違うので、毎回新鮮な気持ちで楽しくお話しています。

■IPコンテンツ管理/監修チーム
雑談タイムでは、直近で参加したイベントの感想などを聞く機会も多いのです。その時は「もう少しこうすれば、もっと盛り上がる」など、感想だけに留まらずコンテンツを盛り上げるための案が出てきます。チームらしさが出ていると思います。

2ndユニット

ユニットの仕事内容

主にWEBやアプリのシステム開発を行なっている部署です。
大規模システムの基盤開発から短期案件まで様々ですが、プロジェクトごとにチームになって活動しています。

定例について

月に一回、定例を行っています。各プロジェクトごとに担当者から進捗共有と何か問題が起きた際はその内容と行なった対策についても報告してもらっています。
その後に会社全体の共有事項について説明したり部としての課題があれば意見を募ったりもします。

2ndUnitにおいて定例とは

逼迫しているプロジェクト（人）やボトルネックになっている事柄を見つけ出して滞りなく仕事が進められるようにすること、メンバーの稼働状況を把握することが大きな目的となっています。淡々と行なっている印象が強いかもしれませんが、開発に関する情報共有などがスムーズにできるように心がけています。

定例以外でも

ユニット以外の定例でもチームミーティングが行われています。メンバー相互のコミュニケーションは人数が少ない分チームミーティングの方が活発かもしれません。
今後は技術的な話をする開発雑談もやりたいな、と思って現在思案中です！

13thUnit

ユニットの仕事内容

オーディオブックkikubonの制作・運営や銀河英雄伝説に関するサイト運営、グッズ制作などを行なっています。そのほか、通販対応やデザイン、システム保守なども行っています。

定例について

週に一度定例を行っています。チーム全体の共有事項の確認と、メンバー毎に今週の作業予定、進捗などを報告してもらっています。その後、作業工程やチームにも共通する提案や相談などあれば発表していただき、それについて話し合っています。

13thUnitにおいて定例とは

在宅ワークや時短勤務など様々な勤務体系の中、チームの動きがわかるように主に情報共有を目的としています。他のメンバーの動きも共有することで、チームの全体像がイメージできる点が良いなと思っています。通販対応など共通作業に関する内容をまとめて連絡したり、業務に関するちょっとした疑問やフラッシュアイデアを共有したりすることもあり、そういったことから業務改善につながることも。
各自の報告後は雑談もまじえながら話す時間もあり、終始和やかな雰囲気です。
カメラ越しにメンバーの顔が見れるのも、安心につながるコミュニケーションのひとつとして良い時間だと感じています。

まとめ

ユニットごとで頻度や方法は若干異なるものの、業務に関する内容を共有したり仕事を円滑するため、上手に活用していることがわかりました。
出社の頻度がハイブリッド勤務では、バーチャルオフィスはあるけれど、意識して行わないと顔を見ながら話をする機会は少なくなってしまうのも事実です。
他の会社でも定例は行われているかと思いますが、多様な働き方をされている方がいてハイブリッド勤務を推奨しているRRJでは定期的に会議があるのは、業務を行う上でだけでなく社内コミュニケーションの機会として重要な意味を持っています。
私自身も所属ユニット以外の定例については初めて聞いた部分も多くありました。
今後も定例を活用しつつ、メンバーと協力して仕事に真摯に向き合っていこうと改めて感じました。各ユニットのみなさん、貴重なお話ありがとうございました。